“대표님, 입금방 좀 확인해 주세요”

서울 마포구 K인테리어 대표 김 대표. 오늘도 카톡 입금방 알림이 끊이지 않습니다.

“대표님, 강남 현장 목공 거래처 300만원 지급 요청드립니다.”

“대표님, 분당 현장 도배 업체 이번 주 250만원 입금해주세요.”

“대표님, 강남 현장 전기 업체에서 지난주 청구분 아직 안 들어왔다고 연락 왔습니다.”

김 대표는 한숨을 쉽니다.

“강남 현장 목공은 지난주에 줬나?”

“전기는 세금계산서 받았나?”

“도배 업체 견적서도 없는데 이 금액 입금하는 게 맞나?”

엑셀을 열어 하나하나 확인해보지만 시간만 흘러갑니다.

매주 반복되는 일이었습니다.

거래처 기성 관리, 왜 어려울까?

인테리어사의 거래처 기성 관리는 복잡합니다.

관리해야 할 항목들:

• 거래처별 기성금 검증 및 승인

• 한 달 또는 2주 단위 기성금 지급 일정 관리

• 현장별 거래처 청구 내역 정리

• 매입 세금계산서와 현금영수증 수취 확인

• 거래처별 미지급금 관리

문제는? 대부분 카톡과 엑셀로 수작업 처리하고 있다는 것입니다.

거래처 기성 관리 자동화란?

거래처 기성 관리 자동화는 거래처의 기성 청구부터 승인, 지급, 정산까지 전체 프로세스를 디지털화하는 것입니다.

여러 거래처에서 카톡으로 입금 요청이 쏟아지고, 어떤 거래처에 얼마를 지급해야 하는지 파악하기 어렵고, 지급이 늦어져 거래처들이 불만을 토로하는 상황. 이 모든 것이 자동으로 처리되는 시스템을 상상해보세요.

거래처 기성 관리 자동화의 5단계

1단계: 거래처 기성 청구

현장에서 거래처가 요청한 기성금을 모바일 앱으로 간편하게 입력할 수 있습니다. 거래처, 공정, 용도를 선택하고 청구 금액과 청구일을 입력하면 즉시 결재선으로 상신됩니다. 더 이상 거래처에서 카톡으로 청구서를 받아 엑셀에 정리하고, 대표님께 별도로 승인 요청할 필요가 없습니다.

2단계: 기성금 승인

거래처 기성금 지급 요청이 모바일에서 상신되면, 결재선에 따라 자동으로 승인 프로세스가 진행됩니다. 카톡으로 일일이 확인받거나 사무실에 돌아와서 승인할 필요 없이, 이동 중에도 모바일로 청구 내역을 확인하고 승인/반려를 처리할 수 있습니다.

3단계: 기성 청구서 통합 관리

여러 현장에서 올라온 모든 거래처 기성 청구를 한 곳에서 확인하고 관리할 수 있습니다. 승인 중, 승인 완료, 지급 완료 등 각 청구서의 상태를 실시간으로 파악할 수 있습니다.

4단계: 간편 증빙

(홈택스 연동을 통해) 매입 세금계산서와 현금영수증을 불러와 지급 완료된 청구서와 간편하게 대조할 수 있습니다.

5단계: 자동 정산

• 현장별/공정별 자동 집계

• 실시간 대시보드로 손익 현황 파악

• 거래처 별 미지급금 현황 자동 관리

• 지출 트렌드 자동 분석

• 거래처 실적 보고서 자동 생성

자동화의 3가지 핵심 가치

1. 시간 절약

Before: 거래처 카톡 청구 → 엑셀 정리 → 승인 요청 → 지급 내역 정리

After: 모바일 기성 입력 → 승인 프로세스 → 자동 집계

2. 정확성 향상

• 실시간 기성 청구 현황 파악

• 실행 예산 대비 기성금 지급 현황 자동 비교

• 모든 거래처 청구의 디지털 기록 보존

• 중복 청구나 과다 청구 방지

3. 거래처 관계 개선

• 정시 기성금 지급으로 거래처 신뢰 구축

• 승인 자동화로 지급 지연 최소화

• 지급 오류와 누락 방지

자동화를 망설이는 이유

“우리는 규모가 작아서…”

→ 작을수록 더 필요합니다. 한 사람이 여러 역할을 하기 때문에 업무 효율화가 더욱 중요합니다.

“직원들이 적응 못 할 것 같아서…”

→ 카톡보다 쉽습니다. 여러 현장 카톡방을 뒤지며 거래처 청구서를 찾고 엑셀에 정리하는 것보다 훨씬 편합니다.

“비용이 부담돼서…”

→ 투자 대비 효과가 큽니다. 거래처 지급 지연으로 인한 신뢰 하락, 불필요한 금융비용 발생, 직원 야근 비용 등을 고려하면 훨씬 경제적입니다.

체크리스트: 우리 회사에 자동화가 필요한가?

다음 중 3개 이상 해당되면 지금 바로 시작하세요:

□ 거래처에서 기성금 지급 문의가 자주 온다

□ 여러 현장 카톡방에서 거래처 입금 요청 정보를 찾느라 시간이 오래 걸린다

□ 어느 거래처에 얼마를 지급해야 하는지 파악이 어렵다

□ 세금계산서를 놓치거나 늦게 받는 경우가 있다

□ 어느 현장이 수익을 내는지 정확히 모른다

□ 거래처 지급이 늦어져 클레임을 받은 적이 있다

□ 실행 예산 대비 기성금 지급 현황을 실시간으로 파악하기 어렵다

□ 현장이 늘어나면서 거래처 관리가 점점 더 어려워진다

자동화 도입 로드맵

1개월차: 부분 적용

• 시스템 설정 및 거래처 등록

• 직원 교육

• 1-2개 현장에 먼저 적용

2개월차: 전면 확대

• 모든 현장에 적용

• 기존 엑셀 데이터 이관

• 프로세스 최적화

4개월차 이후: 고도화

• 데이터 분석 활용

• 지속적 개선

결론: 지금이 시작할 때

인테리어 업계는 원자재 가격 상승, 인건비 증가, 마진 축소로 경쟁이 치열합니다.

카톡과 엑셀로 거래처 기성 관리하며 시간과 돈을 낭비할 여유가 있을까요?

거래처 기성 관리 자동화는:

✅ 직원 야근 감소

✅ 오류 방지

✅ 투명성 강화

✅ 거래처 관계 개선

✅ 실시간 현장별 손익 관리

수익성 개선의 가장 확실한 방법입니다.

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