카카오톡으로 현장 보고를 받고, 엑셀로 실행 정산서를 작성하며, 종이 영수증을 관리하는 일상.

사소한 불편처럼 보이지만, 실제로는 회사의 수익성을 조용히 갉아먹고 있습니다.

시스템 도입이 단순한 기술 업그레이드가 아닌, 수익을 지키기 위한 전략적 선택인 이유를 설명드리겠습니다.

보이지 않는 인건비 낭비

수동 데이터 입력은 시간을 갉아먹는 블랙홀입니다. 한 달 평균 3개 현장을 운영하는 인테리어사의 경우 엑셀 입력과 세금계산서 확인에만 하루 1시간 이상이 소요됩니다. 연간 환산 시, 이런 수동 작업은 약 2,500만원의 인건비 낭비로 이어집니다.

이 시간을 영업이나 고객 관리에 투자한다면 어떤 결과를 만들 수 있을까요?

데이터 누락과 오류의 연쇄 효과

카카오톡으로 받은 현장 사진, 거래명세표, 청구서가 대화 속에 묻혀버리거나 삭제되는 일이 빈번합니다. 이러한 수동 관리 시스템은 다음과 같은 연쇄 효과를 일으킵니다:

즉각적 손실:

• 부정확한 원가 계산

• 실행예산 대비 실제 지출 파악 불가

• 세금계산서 누락으로 인한 부가세 손실

장기적 손실:

• 부정확한 원가 데이터로 인한 잘못된 견적

• 수익성 분석 불가로 적자 프로젝트 반복

• 세무 리스크 증가 (가산세 및 추징금)

하지만 데이터 문제는 단순히 사후 정산의 어려움에 그치지 않습니다. 실시간 승인 지연은 더 심각한 위기를 초래합니다.

지출 승인이 늦어지면 벌어지는 일

현장에서 자재 구매가 필요한데, 대표님의 승인을 기다리는 상황을 생각해보세요.

카톡 메시지는 수많은 대화 속에 묻히며, 그 사이 현장 작업은 중단되고 거래처는 대금 지급을 재촉합니다.

실제 발생하는 손실:

• 작업 지연으로 인한 공기 연장 → 하루 지연 시 인건비 추가 발생

• 거래처와 단가 협상력 약화 → 공사 원가 상승

• 업계 평판 하락 → 실력 있는 작업자들이 회피

하이공사를 사용하는 인테리어사들은 모바일 앱으로 실시간 승인을 받아 이런 손실을 원천 차단하고 있습니다.

대표부터 현장까지, 수동 업무에 갇힌 하루

대표의 딜레마:

• 현장별 수익성을 파악하려면 밤늦게까지 엑셀 작업

• 법인카드 사용 내역이 뒤섞여 어디에 얼마를 썼는지 파악 불가

• 이번 달 현금이 얼마나 들어오고 나가는지 예측 불가

• 실시간 손익 파악 불가로 적자 현장 방치

시공팀장의 일상:

• 매일 1-2시간 엑셀 정리로 현장 퇴근 불가

• 카톡으로 청구한 노무비 누락으로 작업자 불만 증가

• 3개월 전 현장 사진 찾느라 30분 헤매기

• 주말에도 밀린 서류 작업으로 개인 시간 없음

회계담당자의 부담:

• 여러 현장에서 발생한 세금계산서, 거래명세표, 카드 영수증을 챙기다 보니 시간 많이 걸리고 자료 누락 발생

• 실제 거래 내역과 세금계산서 내역이 일치하지 않아 대조 작업에 시간 소요

• 월말 정산 시기엔 스트레스와 야근 증가

시스템 도입으로 얻는 실질적 이익

하이공사와 같은 인테리어 공무 자동화 솔루션의 도입 효과:

• 법인카드와 세금계산서 자동 불러오기로 지출 업무 간소화

• 실시간 현장별 손익 관리로 빠른 의사결정 지원

• 노무 대장 자동 생성으로 세무 업무 부담 해소

• 통합 데이터 관리로 실수와 누락 방지

결론: 이제는 선택이 아닌 필수

카톡과 엑셀이 익숙하고 당장은 별문제 없어 보일 수 있습니다. 하지만 경쟁이 치열해지고 마진이 줄어드는 인테리어 업계에서, 비효율적인 프로세스로 인한 숨은 비용은 더 이상 감당할 수 없는 사치입니다.

시스템 도입은 업무 방식의 혁신입니다.

시간을 되찾고, 정확한 데이터로 의사결정하며, 수익성을 지키는 것입니다.